Инструкция по работе с обращениями и запросами граждан и организаций
1. Общие положения
Инструкция по работе с обращениями и запросами граждан и организаций в администрации муниципального образования «Мокробугурнинское сельское поселение» Цильнинского района Ульяновской области (далее - Инструкция; разработана в соответствии с Конституцией Российской Федерации, Федеральным законом от 02.05.2006 № 59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации», Федеральным законом от 09.02.2009 № 8-ФЗ «Об обеспечении доступа к информации о деятельности государственных органов и органов местного самоуправления», Федеральным законом от 27.07.2006 № 152-ФЗ «О персональных данных» и определяет единый порядок организации работы с обращениями граждан Российской Федерации, иностранных граждан, лиц без гражданства, объединений граждан, в том числе юридических лиц (далее соответственно - обращение, заявитель), а также запросами о деятельности администрации муниципального образования «Мокробугурнинское сельское поселение» (далее - запросы) граждан (физических лиц), организаций (юридических лиц), общественных объединений, осуществляющих поиск информации о деятельности администрации муниципального образования «Мокробугурнинское сельское поселение» (далее - пользователи информацией).
2. Состав, последовательность процедур по организации рассмотрения обращений в администрации, требования к порядку их выполнения, в том числе особенности выполнения процедур в электронной форме
2.1. Организация рассмотрения обращений в администрацию муниципального образования «Мокробугурнинское сельское поселение» включает в себя следующие процедуры:
- приём и регистрация обращения, направление его на рассмотрение;
- рассмотрение обращения (подготовка ответа заявителю и информации по результатам рассмотрения обращения);
- постановка на контроль, сокращение и продление сроков рассмотрения обращения, снятие с контроля по результатам рассмотрения, направлении в архив администрации;
- организация личного приёма, телефонных «прямых линий»; анализ количества и характера обращений, результатов рассмотрения обращений и качества принятых мер по обращениям.
2.2. Приём и регистрация обращения, направление его на рассмотрение.
2.2.1. Письменное обращение может быть доставлено в Администрацию муниципального образования «Мокробугурнинское сельское поселение» непосредственно заявителем, его представителем, фельдъегерской связью поступить по почте, факсу, по электронной почте.
2.2.2. Все поступающие в Администрацию письменные обращения, в том числе телеграммы и документы, связанные с их рассмотрением, сортируются в приёмной администрации муниципального образования «Мокробугурнинское сельское поселение», где осуществляется их первичная обработка и регистрация в единой системе электронного документооборота Правительства Ульяновской области и исполнительных органов государственной власти Ульяновской области (модуль «Обращения граждан») (далее - ЕСЭД) в сроки, установленные в подпункте 2.2.10 пункта 2.2 раздела 2 Инструкции.
2.2.3. По просьбе заявителя на копиях или вторых экземплярах принятых письменных обращений начальником Отдела и инспекторами приёмной делается отметка о приёме письменного обращения и сообщается телефон для справок.
2.2.4. Специалист по делопроизводству администрации, а также старший инспектор на участке учёта и первичной обработки почты:
- проверяется правильность адресации корреспонденции и целостность упаковки;
- ошибочно поступившие (не по адресу) письменные обращения возвращаются на почту невскрытыми;
- проводится сверка реестров письменных обращений, доставленных фельдъегерской связью;
- вскрывается конверт, проверяется наличие в нём текста письменного обращения и документов. Документы, поступившие с обращением (копии паспорта, военного билета, трудовой книжки и другие), являются приложением к обращению. Факт отсутствия самого текста письменного обращения указывается в кратком содержании обращения (аннотации);
- составляется акт в случае присутствия в конвертах денежных знаков и ценных бумаг (облигаций, акций и т.д.), подарков или отсутствия документов указанных в тексте письменного обращения.
2.2.5. Письмо, нестандартное по весу, размеру, форме, имеющее неровности по бокам, странный запах, цвет, заклеенное липкой лентой, в конверте которого прощупываются вложения, нехарактерные для почтовых отправлений (порошок и прочее), рассматривается как почтовое отправление, вызывающее подозрение на содержание веществ или предметов, опасных для жизни и здоровья людей, в соответствии с постановлением Правительства Российской Федерации от 15.04.2005 № 221 «Об утверждении Правил оказания услуг почтовой связи».
2.2.7 Обращения с отметками «Лично» или «Конфиденциально» не вскрываются, штамп с регистрационным индексом проставляется на конверте и передаётся адресату.
2.2.8. После первичной обработки все поступившие обращения и информация по результатам их рассмотрения подлежат регистрации и обработке в ЕСЭД.
2.2.9. Письменное обращение, а также обращение в форме электронного документа подлежат регистрации в ЕСЭД в течение 3 дней со дня поступления в администрацию муниципального образования «Мокробугурнинское сельское поселение»
2.2.10. Устное обращение, оформленное по результатам проведения личных приёмов, выездных личных приёмов, телефонных «прямых линий» и других форм устного общения с населением, подлежит регистрации в ЕСЭД в течение 3 дней со дня проведения указанных мероприятий.
2.2.11. В Отделе на участке регистрации обращений осуществляет следующие процедуры:
- проставляются регистрационные штампы;
- при формировании электронной регистрационной карточки вносятся личные данные заявителя;
- по прочтении текста письменного обращения (в том числе обращения в электронной форме) составляется аннотация содержания обращения;
- проводится проверка на повторность, многократность обращения;
- коллективное обращение отмечается индексом «Колл»;
- обращение без указания фамилии, имени, отчества и обратного адреса отмечается индексом «Б/п» («Без подписи»);
- в случае запроса государственными органами Российской Федерации и должностными лицами, указанными в подпункте 2.3.24 пункта 2.3 раздела 2 Инструкции, результатов рассмотрения обращения ставится пометка «Особый контроль»;
- обращению присваивается соответствующий номер с указанием даты его поступления.
Специалист формирует в ЕСЭД электронную регистрационную карточку обращения.
2.2.12. Обращение, поступившее по информационным системам общего пользования, подлежит рассмотрению в общем порядке, установленном Инструкцией.
2.2.13. При постановке обращения на контроль глава администрации поселения накладывает соответствующую резолюцию.
2.2.14. Резолюция включает в себя фамилию, инициалы должностного лица администрации муниципального образования «Мокробугурнинское сельское поселение» которому поручено рассмотрение обращения (далее - исполнитель), содержание поручения, срок исполнения, подпись и дату.
2.2.15. По возвращении с доклада от уполномоченного лица все обращения сканируются, и сканированные образы документов размещаются в ЕСЭД.
2.2.16. В соответствии с законодательством в случае, если решение поставленных в обращении вопросов относится к компетенции нескольких исполнителей, копия обращения направляется им посредством ЕСЭД или почтовой связью (в случае отсутствия у них ЕСЭД) не позднее чем в 7-дневный срок со дня регистрации в Администрации муниципального образования «Мокробугурнинское сельское поселение».
2.2.17. Сопроводительное письмо о возврате ошибочно присланного в Администрацию района обращения подписывается начальником Отдела или лицом, исполняющим его обязанности, и в течение 3 дней с момента поступления в Администрацию поселения направляется вместе с обращением в соответствующую организацию или должностному лицу, в компетенцию которых входит решение поставленных в обращении вопросов.
2.3. Рассмотрение обращения (подготовка ответа заявителю и информации по результатам рассмотрения обращения).
2.3.1. Обращение может рассматриваться исполнителем непосредственно в Администрации поселения либо с выездом по адресу, указанному в обращении.
2.3.2. В соответствии с действующим законодательством обращение рассматривается в течение 30 дней со дня его регистрации в Администрации поселения. Информация о результатах исполнения поручения по рассмотрению обращения предоставляется исполнителем в Отдел не позднее, чем за 3 дня до истечения последнего дня установленного срока, если иное не предусмотрено законодательством или резолюцией.
Если последний день срока исполнения обращения приходится на нерабочий день, то оно подлежит исполнению не позднее рабочего дня, предшествующего нерабочему дню.
2.3.3. В исключительных случаях, указанных в подпункте 2.4.5 пункта 2.4 раздела 2 Инструкции, срок исполнения рассмотрения обращений может быть продлён Главой администрации поселения. Срок продления составляет не более 30 дней от установленного законодательством срока рассмотрения обращения.
2.3.4. В случае, если текст письменного обращения не поддаётся прочтению, ответ на обращение не даётся и оно не подлежит направлению на рассмотрение в государственный орган, орган местного самоуправления или должностному лицу в соответствии с их компетенцией, о чём в течение 7 дней со дня регистрации обращения начальником отдела сообщается заявителю, направившему обращение, если его фамилия и почтовый адрес поддаются прочтению.
2.3.5. Письменное обращение по вопросам, не относящимся к компетенции Администрации поселения, направляется в течение 7 дней со дня его регистрации в соответствующую организацию или должностному лицу, в компетенцию которых входит решение поставленных в обращении вопросов, с уведомлением заявителя о переадресации обращения, за исключением случая, предусмотренного в подпункте 2.3.4 пункта 2.3 раздела 2 Инструкции.
2.3.6. Обращение, в котором обжалуется судебное решение, в течение 7 дней со дня регистрации, начальником отдела общественных коммуникаций возвращается заявителю, направившему обращение, с разъяснением порядка обжалования данного судебного решения.
2.3.7. В тексте поручения по рассмотрению обращения может присутствовать информация об установлении сокращённых сроков предоставления промежуточной информации по результатам рассмотрения обращения, в том числе «Срочно» («Незамедлительно») или «Оперативно», которые предусматривают соответственно 3-дневный и 10-дневный сроки исполнения со дня его подписания; поручения по рассмотрению обращения «Зайдите» и «Прошу переговорить» - в течение 1 календарного дня с даты подписания поручения главой администрации района.
Глава администрации поселения может устанавливать иные сокращённые сроки предоставления промежуточной информации по результатам рассмотрения обращения в целях поэтапного решения вопросов, поставленных заявителем.
2.3.8. В соответствии с законодательством сопроводительное письмо к обращению, направляемому должностным лицом администрации для рассмотрения в организации или должностным лицам, в компетенцию которых входит решение поставленных в обращении вопросов, подписывается Главой администрации. Одновременно заявителю направляется уведомление о переадресации его обращения.
2.3.9. При направлении обращения для рассмотрения в государственные органы, органы местного самоуправления или должностным лицам, в компетенцию которых входит решение поставленных в обращении вопросов, сроки предоставления информации по результатам рассмотрения обращения (с резолюциями «Под свой контроль», «Прошу рассмотреть в соответствии с Вашей компетенцией» и другие) не устанавливаются. По истечении 60 дней им может быть направлен запрос о принятых мерах по результатам рассмотрения обращения в порядке обеспечения гарантий защиты прав заявителя.
2.3.10. Если в соответствии с запретом, предусмотренным пунктом 6 статьи 8 Федерального закона от 02.05.2006 № 59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации», невозможно направление обращения (жалобы) на рассмотрение в государственные органы, органы местного самоуправления или должностным лицам, в компетенцию которых входит решение поставленных в обращении вопросов, обращение (жалоба) возвращается начальником отдела общественных коммуникаций заявителю с разъяснением его права обжаловать соответствующие решения или действия (бездействие) в установленном порядке в суд.
2.3.11. В электронной карточке в ЕСЭД специалистом, отвечающим за работу в ЕСЭД, делается отметка о возврате обращения (жалобы) заявителю.
2.3.12. Решение об оставлении без ответа по существу обращения принимается Главой администрации на основании Федерального закона от 02.05.2006 № 59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации» в случаях:
- прекращения рассмотрения обращения по личному заявлению заявителя;
- злоупотребления заявителем правом (если в обращении содержатся нецензурные или оскорбительные выражения, угрозы жизни, здоровью и имуществу должностного лица, а также членов его семьи);
- невозможности прочтения текста;
- прекращения переписки с заявителем в связи с очередным обращением от одного и того же заявителя по одному и тому же вопросу, на который заявителю многократно давались письменные ответы по существу, и при этом в обращении им не приводятся новые доводы и обстоятельства (при условии, что указанное обращение и предыдущие обращения этого же заявителя направлялись);
- невозможности подготовки ответа на обращение без разглашения сведений, составляющих государственную или иную охраняемую федеральным законом тайну.
2.3.13. В случае, если в письменном обращении не указаны фамилия заявителя, направившего обращение, и почтовый адрес, по которому должен быть направлен ответ, ответ на обращение не даётся. Если в указанном обращении содержатся сведения о подготавливаемом, совершаемом или совершённом противоправном деянии, а также о лице, его подготавливающем, совершающем или совершившем, обращение подлежит направлению начальником отдела общественных коммуникаций в государственной орган в соответствии с его компетенцией.
2.3.14. При рассмотрении обращения исполнитель:
- обеспечивает объективное, всестороннее и своевременное (в соответствии с законодательством) рассмотрение обращения, в том числе с участием заявителя в случае необходимости;
- в установленном законодательством порядке запрашивает, в том числе в электронной форме, необходимые для рассмотрения обращения документы и материалы в государственных органах, органах местного самоуправления и у иных должностных лиц, за исключением судов, органов дознания и органов предварительного следствия;
- осуществляет в случае необходимости выезд к заявителю или на место, указанное в обращении;
- в соответствии с законодательством принимает меры, направленные на восстановление или защиту нарушенных прав, свобод и законных интересов заявителей, или разъясняет их законное право;
- обеспечивает подготовку письменного ответа заявителю по существу поставленных в обращении вопросов;
- уведомляет заявителя о направлении его обращения в государственные органы, органы местного самоуправления или должностным лицам, в компетенцию которых входит решение поставленных в обращении вопросов (переадресации), с обоснованием причин, подтверждающих эту необходимость, а также о продлении срока рассмотрения обращения в случае его продления;
- докладывает главе администрации в соответствии с резолюцией (в виде устного доклада или обобщённой информации в письменной форме) о результатах исполнения поручения по рассмотрению обращения за 3 дня до истечения установленного законодательством или поручением уполномоченного лица срока рассмотрения обращения.
2.3.15. В связи с многократным направлением ответа по существу поставленного вопроса одному и тому же заявителю и отсутствием новых доводов или обстоятельств исполнителем может вноситься мотивированное предложение о прекращении переписки с заявителем при условии, что указанное обращение и предыдущие обращения этого же заявителя направлялись одному и тому же должностному лицу администрации.
2.3.16. Должностное лицо по направленному в установленном порядке запросу государственных органов, органов местного самоуправления или должностных лиц, рассматривающих обращение, обязано в течение 15 дней со дня поступления запроса предоставить документы и материалы, необходимые для рассмотрения обращения, за исключением документов и материалов, в которых содержатся сведения, составляющие государственную или иную охраняемую федеральным законом тайну, и для которых установлен особый порядок предоставления.
2.3.17. Исполнители (соисполнители) по согласованию могут подготовить общий ответ, ответственность за который будет нести исполнитель, указанный в поручении по рассмотрению обращения первым (основной исполнитель). В этом случае соисполнители не позднее чем за 5 дней до истечения установленного в резолюции срока рассмотрения обращения обязаны представить основному исполнителю все необходимые документы для подготовки окончательного (обобщённого) ответа заявителю и доклада главе администрации о результатах рассмотрения обращения.
На каждого исполнителя возлагается равная ответственность за подготовку ответа в той части обращения, решение которой входит в его полномочия.
2.3.18. Ответ заявителю подписывается Главой администрации или лицом его замещающим.
2.3.19. Переадресация обращения другому исполнителю осуществляется через Отдел и допускается только по согласованию с главой администрации при условии подтверждения её обоснованности.
Максимальный срок возврата в Отдел ошибочно направленного обращения - 1 рабочий день.
2.3.20. Ответ заявителю на обращение направляется начальником Отдела общественных коммуникаций администрации в виде уведомления в следующих случаях:
- при принятии главой администрации района решения о безосновательности рассмотрения очередного обращения и прекращении переписки;
- при отсутствии возможности дать ответ по существу без разглашения сведений, составляющих государственную или иную охраняемую федеральным законом тайну;
- при переадресации обращения на рассмотрение согласно компетенции в другой государственный орган, орган местного самоуправления или должностному лицу;
- при получении письменного обращения, в котором содержатся нецензурные либо оскорбительные выражения, угрозы жизни, здоровью и имуществу должностного лица, а также членов его семьи;
- если текст письменного обращения не поддаётся прочтению, о чём в течение 7 дней со дня регистрации обращения сообщается заявителю, направившему обращение, если его фамилия и почтовый адрес поддаются прочтению.
2.3.21. По итогам рассмотрения обращения исполнителем готовится обобщённая информация главе администрации муниципального образования «Мокробугурнинское сельское поселение» согласно поручению по рассмотрению обращения.
Подготовленная исполнителем информация по результатам рассмотрения обращения и ответ заявителю должны соответствовать следующим требованиям:
- информация по результатам рассмотрения обращения, на основании которой готовится ответ заявителю, должна содержать юридически обоснованный и мотивированный ответ на каждый поставленный в обращении вопрос со ссылками на законы и иные нормативные правовые акты;
- ответ заявителю должен быть последовательным в изложении, кратким и содержать исчерпывающую информацию по всем поставленным в обращении вопросам;
- при подтверждении фактов, изложенных в обращении, в ответ заявителю следует указывать, кем, когда и какие меры приняты или что будет предпринято для разрешения заявленных в обращении проблем с указанием конкретных сроков;
- если просьба, изложенная в обращении, не может быть решена положительно, то следует указать, по каким причинам она не может быть удовлетворена или не могут быть приняты меры в установленные законодательством сроки;
- в заключительной части информации по результатам рассмотрения обращения следует сообщить о времени, сроках и порядке информирования заявителя, а также мотивировать целесообразность снятия обращения с контроля или продления срока рассмотрения обращения с указанием окончательной даты его исполнения.
Объём письменной информации по результатам рассмотрения обращения, подготовленной для доклада уполномоченному лицу, не может превышать двух страниц печатного текста.
2.3.22. При ответе заявителю не допускается предоставление взаимоисключающей по содержанию информации.
Запрещается направлять заявителям ответы с исправлениями (в том числе в реквизитах).
2.3.23. К информации по результатам рассмотрения обращения прикладываются:
- регистрационная карточка письменного, устного или обращения в электронной форме или копия регистрационной карточки; копия ответа заявителю;
- материалы, подтверждающие положительное решение вопросов, заявленных в обращении, или невозможность принятия положительного решения.
2.3.24. Начальник отдела общественных коммуникаций администрации района самостоятельно осуществляет подготовку ответов на следующие обращения:
- передаваемые через представителя, чьи полномочия не удостоверены в порядке, установленном законодательством;
- содержащие вопросы обжалования судебных решений, вступивших в законную силу;
- переадресованные согласно компетенции;
- содержащие нецензурные либо оскорбительные выражения;
- не подлежащие прочтению;
- многократные обращения.
2.3.25. Ответ на коллективное обращение направляется на имя одного из подписавших его лиц, чей почтовый адрес указан в обращении, с просьбой довести ответ до сведения других авторов обращения. Если в коллективном обращении указано конкретное лицо или адрес, на который следует направить ответ, он направляется на указанный адрес или конкретному лицу.
2.3.26. Если просьба заявителя в ходе рассмотрения обращения удовлетворена, к информации по результатам рассмотрения обращения вместо письменного ответа (по согласованию с заявителем) могут прилагаться расписка заявителя, подтверждающая выполнение его просьбы в полном объёме, и его отказ от письменного ответа.
2.3.27. Специалист делает отметку об исполнении поручения по рассмотрению обращения в электронной карточке резолюции, прикрепляет сканированные образцы ответа заявителю, информации по результатам рассмотрения обращения, создаёт краткий отчёт об исполнении, содержащий тезисную информацию о результатах рассмотрения обращения, и направляв все документы с информацией по результатам рассмотрения обращения (в том числе подлинник (копию) письменного обращения) в Отдел общественных коммуникаций администрации. Подлинник письменного обращения в государственные органы Российской Федерации и к должностным лицам, указанным в подпункте 2.3.24 пункта 2.3 раздела 2 Инструкции, начальник отдела общественных коммуникаций возвращает только при наличии на нём штампа «Подлежит возврату» или специальной отметки в сопроводительном письме. Информация по результатам рассмотрения обращения и ответ заявителю, не соответствующие требованиям Инструкции, возвращаются исполнителю для доработки. В случае возвращения информации по результатам рассмотрения обращения поручение по исполнению такого обращения не регистрируется как выполненное до окончания его подготовки.
2.3.28. Отметка «В дело» о списании документов по результатам рассмотрения обращения в архив ставится специалистом администрации или лицом, исполняющим его обязанности, только при условии исполнения всех поручений по рассмотрению обращения.
.